كيفية حماية الملفات والمجلدات في جوجل درايف Google Drive

أصبحنا نعتمد بشكل كبير على خدمات التخزين السحابية مثل خدمة google drive السحابية، وتطبيقات التخزين السحابية الأخرى لتخزين الصور والمستندات والوصول إليها من أي مكان في العالم، ومشاركتها مع الأصدقاء والزملاء.

اقرأ أيضًا | كيفية تخزين الملفات على OneDrive.

حماية الملفات في جوجل درايف

بما أن خدمات التحزين السحابية تعتمد بشكل أساسي على الإنترنت فإن تخزين الملفات عليها قد يعرض ملفاتك للخطر خاصًة إذا تركت بدون تأمين، لذلك إذا كنت ترغب في حماية الملفات الخاصة بك وتأمينها على خدمة google drive ولا تعلم كيف ذلك، فيما يلي بعض النصائح الأساسية لضمان خصوصية وحماية مستنداتك في Google Drive.

خطوات حماية الملفات في جوجل درايف

1. تمكين المصادقة الثنائية

تعد خدمة تمكين المصادقة الثنائية في الحسابات من أهم خطوات الحماية المستخدمة حديثًا على الإنترنت، كما أنه يتم استخدامها في معظم مواقع الويب والتطبيقات، وهي عبارة عن طبقة أمان إضافية، حيث يتطلب منك إدخال رمز المصادقة الثناية في كل مرة تقوم بها في تسجيل الدخول، وعند تمكينها لن يتمكن أحد من تسجيل الدخول إلى حسابك حتى وإن تمكن من الحصول على كلمة المرور الأساسية للحساب.

تتمتع جوجل على مجموعة من خدمات الحماية الإضافية بما في ذلك المصادقة الثنائية، وعند تمكينها، تتطلب المصادقة الثنائية (2FA) من كل مستخدم تقديم جزأين من المعلومات قبل التمكُن من الوصول إلى حساب Google الخاص بك، الجزء الأول هو كلمة المرور الأساسية، بينما الجزء الثاني هو عبار عن رمز مرور أخر - يتم إرساله في رسالة نصية sms إلى هاتفك أو إلى بريدك الإلكتروني لمرة واحدة عند تسجيل الدخول.

طريقة تمكين المصادقة الثنائية في حساب جوجل

قم بتسجيل الدخول إلى حسابك في جوجل.
أنقر على صورة الحساب> إدارة الحساب.
من القائمة في الجهة اليمنى أنقر على تبويب الأمان.
أنزل لأسفل إلى قائمة (تسجيل الدخول إلى Google) وأنقر على (التحقق بخطوتين).
أنقر على (البدء)، ثم وافق على الشروط> ثم (المتابعة) واتبع التعليمات.
الأن أدخل رقم هاتفك وأختر (رسالة نصية) أو (مكالمة هاتفية) ثم أنقر على (إرسال).
ستصلك رسالة، أدخل رمز التحقق في المكان المخصص ثم أنقر على (تحقق).
سيسألك الآن فيما إذا كنت تثق بهذا الجهاز في عمليات التحقق من تسجيل الدخول إلى حسابك، والذي تقوم بإعداد المصداقة الثنائية من خلاله، إذا كنت تثق به فحدد على المربع المسمى (الوثوق بهذا الكمبيوتر) وأنقر على التالي.
أخيرًا بعد أن قمت في إعداد المصادقة الثنائية، أنقر على (تأكيد) لإنها العملية.

2. تجنب مشاركة روابط ملفات Google Drive

تعد ميزة مشاركة روابط الملفات في Google Drive هي واحدة من الميزات الرئيسية في جوجل درايف، وهي تسمح لك بعد رفع الملفات على google drive بمشاركة المستندات والتعاون، كما أن خدمات جوجل درايف تحتوي على مجموعة غنية من خيارات المشاركة لمنحك أقصى قدر من الاستفادة، ولكن بعض هذه الخيارات تأتي مصحوبة بمخاطر أمنية.

إحدى هذه الميزات هي مشاركة الرابط، وهو خيار يمكّنك من مشاركة المستند مع أي شخص عن طريق إرسال عنوان URL إليه، وهي تعد مناسبة خاصة عندما تريد مشاركة مستند مع مجموعة كبيرة من الأشخاص، بحيث يجنبك ذلك إدخال عناوين بريدهم الإلكتروني يدويًا لكل مستند، ولكن عند تمكين مشاركة الارتباط، سيتمكن أي شخص لديه عنوان URL من الوصول إلى المستند.

3. استخدم مجموعات Google لتجنب استخدام مشاركة الرابط

إذا كنت تعمل على مشاركة ملفات جوجل درايف مع عناوين البريد الإلكتروني نفسها مرارًا وتكرارًا، فإن Google توفر لك حلاً مناسبًا يمكن أن يزيل بعض هذا العبء في كل مرة، وهي من خلال استخدم مجموعات Google، حيث يمكّنك Google Drive من مشاركة الملفات والمجلدات مع مجموعات Google، وهي ميزة لا يعرفها الكثير من الأشخاص.

يمكنك إنشاء مجموعة Google وإضافة الأشخاص الذين تريد مشاركة الملفات معهم، بعد ذلك، ستكون مشاركة الملفات مع المجموعة مثل مشاركتها مع حسابات فردية - ما عليك سوى إضافة عنوان المجموعة في مربع حوار مشاركة Google Drive لمشاركة ملف مع المجموعة بأكملها.

ستؤدي إضافة أي شخص إلى مجموعة إلى منحه إمكانية الوصول إلى جميع الملفات التي تمت مشاركتها مع المجموعة، بينما ستؤدي إزالة مستخدم من المجموعة إلى إبطال وصوله على الفور إلى ملفات ومجلدات جوجل درايف المشتركة مع المجموعة.

4. استخدم ميزة مشاركة المجلدات في جوجل درايف بحذر

تعد أحد الحلول المناسبة في مشاركة مشاريع العمل في جوجل درايف، هو إنشاء مجلد Google Drive لمشروعك ومشاركته مع جميع الأشخاص الذين يرغبون في العمل على مستنداته، طالما أنك لا تستخدم مشاركة الارتباط لإتاحة الوصول إلى المجلد لأعضاء الفريق، فهذه طريقة آمنة، ولكن إليك بعض النصائح لتعزيز أمان مجلدتك في خدمات جوجل درايف المشتركة:

شارك المجلد في وضع (عارض - Viewer) وامنح حق الوصول للتعديل فقط على المستندات التي تحتاج إلى تعديل بواسطة مستخدمين آخرين، وزيادة الأذونات تدريجياً عند الحاجة فقط، بينما ننصحك أن لا تستخدم خيار (المحرر) الافتراضي في المجلد بأكمله.
إذا كنت تمنح إذن (تعديل) للمتعاونين، فقم بتعطيل خيار (يمكن للمحررين تغيير الأذونات والمشاركة) ما لم يكن لديك رغبًة في تمكينه، كما أن ترك هذا الخيار ممكّنًا سيؤدي إلى السماح لجميع أعضاء فريقك بجعل المجلد في متناول الأشخاص الآخرين أن أرادو ذلك، وهذا يعد أحد مخاطر الأمان.

5. تتبع المستندات المشتركة مع أشخاص أخرين في Google Drive

من الممارسات الأمنية الجيدة لمشاركة Google Drive مراجعة المستندات التي قمت بمشاركتها مع أشخاص آخرين بشكل دوري وإلغاء مشاركة المستندات والمجلدات القديمة أو إبطال الوصول للمستخدمين الذين لم يعودوا مشتركين في مشاريعك أو فريقك.

ومع ذلك، فإن Google Drive لا يحتوي على موقع مركزي حيث يمكنك رؤية جميع المستندات والمجلدات المشتركة (نأمل أن تضيف Google هذه الميزة في المستقبل)، ولكنه لا يزال بإمكانك تتبع ومراجعة المستندات المشتركة مع أشخاص أخرين يدويًا، وهي طريقة شاقة نوعًا ما، ومع ذلك، يمكنك ترتيب هذه المستندات ليسهل عليك تتبعها مرة أخرى في المستقبل.

6. حافظ على أمان وحماية Google Drive

يتوقف أمان Google Drive على حماية حسابك في جوجل من الوصول غير المرغوب فيه، بالإضافة إلى التأكد من استخدام إعدادات المشاركة الصحيحة، من خلال هذه النصائح، ستتمكن من استخدام أداة التخزين السحابية القوية هذه لراحتك مع تجنب المخاطر الأمنية.